A partir de Abril 2020, todas las actividades de capacitación o difusión de los proyecto FONTAGRO pasaron a modalidad virtual, debido a la pandemia por Covid 19.

El siguiente instructivo tiene el propósito de guiar a los equipos en la organización de un evento virtual efectivo y que siga los lineamientos de FONTAGRO.

 

Tipos de eventos

Los eventos virtuales pueden clasificarse como:

Ciclo de conferencias / Webinars

  • Son eventos abiertos y gratuitos.
  • Tienen una duración total de entre 45 y 80 minutos.
  • Permite a los asistentes de todo el mundo unirse y escuchar mientras uno o más oradores presentan el contenido.
  • Suele finalizar con un espacio de entre 15 y 30 minutos para preguntas y respuestas.
  • El evento se graba y queda disponible en alguna plataforma de streaming, como puede ser Youtube.
  • Herramienta a utilizar: Pueden desarrollarse de dos maneras diferentes:
    • Que todos los participantes se conecten a una sala virtual (Zoom, Teams, Meets, etc) y que solo los presentadores puedan habilitar sus cámaras / micrófonos / compartir pantalla.
    • Que los presentadores se conecten a una sala virtual (Zoom, Teams, Meets, etc) y los espectadores lo vean y comenten vía streaming (Youtube, Facebook, etc).

Talleres técnicos

  • Corresponden a reuniones técnicas internas del proyecto.
  • Pueden ser abiertos a toda la comunidad, o estar destinados a un grupo en particular.
  • Cuentan con una agenda, que detalla el listado de participantes y los temas a tratar.
  • Suelen ser de más larga duración, a veces incluso varios días.
  • Todos los participantes se conecten a una sala virtual (Zoom, Teams, Meets, etc).

 

Antes del evento

Programación.

Es importante el trabajo en conjunto con los facilitadores/as, moderadores/as, presentadores/as y el resto del equipo del evento para definir objetivos y planear el programa con tiempo. Algunos puntos importantes a tener en cuenta:

  • Los webinars se realizan de manera participativa y compartida entre todas las instituciones participantes del proyecto. FONTAGRO promueve el trabajo en cooperación internacional.
  • Los presentadores se definen teniendo en cuenta que por lo menos dos organismos deben estar representados.
  • El investigador/a líder cumple un rol clave: es quien coordina los contenidos, asegurándose que los temas están vinculados estrictamente con el proyecto y que presenten los resultados nivel regional y no solo local. Además, participa como presentador/a de cada uno de los webinars realizados en el marco del proyecto.
  • La agenda del evento debe ser socializada con las autoridades de las Instituciones que participan en el proyecto.
  • Los temas de carácter técnico científico deben presentarse de manera clara y concisa, en periodos no mayores a 40 minutos de exposición, esto permitirá mantener a la audiencia atenta.

 

Como regla general, ningún evento debe contener temas de contenido
político, sexual o religioso.

 

Invitaciones. 

Se deberá notificar e invitar formalmente a todas las autoridades de los organismos participantes del evento.

Elementos digitales.

Existe una gran cantidad de elementos creativos digitales que pueden ser incluídos en el evento:

  • Encuestas, cuestionarios o votaciones en línea. Las encuestas se pueden enviarse previa al evento (al momento del registro) o una vez finalizado el mismo.
  • Vídeos animados con componentes de storytelling.
  • Infografías, gráficos y visualización de datos que apoyen el contenido.
  • Los productos de diseminación realizados por los proyectos en la plataforma de proyectos FONTAGRO: webstory, FONTAGROTech, poster.

Diseminación.

Una vez programado el evento, se crea una nueva noticia en la plataforma de proyectos FONTAGRO con la siguiente información:

  • Nombre / Fecha / Hora (siempre aclarando huso horario)
  • Información detallada de los presentadores.
  • Información detallada de la presentación, objetivos y audiencia.
  • Plataforma que se utilizará, y datos de ingreso a la sala virtual en caso de que algún integrante de la STA participe.
  • Flyer, indicando nombre del evento / fecha y hora especificando huso horario / logos de las organizaciones participantes del proyecto / logo de FONTAGRO / mención al nombre del proyecto.

Una vez creada la noticia, una notificación automática llega a la STA, quien acompañará con la diseminación del evento a través de sus redes.

Preparación.

Para lograr un evento exitoso, recomendamos:

  • Disponer de un set adecuado: un lugar tranquilo, lejos de distractores, con luz suficiente y bien distribuida en el ambiente.
  • Ubicar la computadora o dispositivo al nivel de los ojos, creando una línea horizontal con la cámara.
  • Idealmente disponer de audífonos con micrófono cerca de la boca, lo que favorece que el audio se escuche correctamente.
  • Cerrar todas las aplicaciones de mensajería y silenciar el celular.
  • Ingresar a la sala una hora antes de la hora señalada del evento y hacer pruebas de audio y video con quienes presenten y moderen el evento. Hacer una conversación previa con el equipo completo genera un ambiente de confianza.

 

 

Durante el evento

  • Es muy importante tener el micrófono silenciado en todo momento, y únicamente abrirlo al momento de hacer la presentación.
  • Quien presente o modere realizará el saludo inicial, de manera cordial, empática y cercana. También se explica cómo será la interacción durante la sesión (chat, micrófono, interacciones con otras herramientas si las hubiera). Por último, describe brevemente la agenda de la sesión.
  • Hacer una breve introducción al proyecto, nombrar a todos los organismos que intervienen y asegurarse de que todos los logos correspondientes estén en la presentación.
  • Es importante hablar despacio y claro. La espontaneidad es permitida sin perder de vista los tiempos y el propósito de la sesión.
  • Durante la sesión de preguntas y respuestas, quien esté a cargo de leer las preguntas del chat, podrá seleccionar aquellas que puedan ser de interés general para la audiencia y que inviten al análisis. Se recomienda elaborar preguntas previamente en caso de que la audiencia no haga llegar sus preguntas por chat.
  • Al concluír la sesión se extiene un agradecimiento a los participantes, y se puede invitar a la audiencia a los próximos pasos (completar una encuesta ingresar a un foro de discusión posterior, consultar información adicional, indicar la nueva fecha de una nueva sesión, etc) o próximos eventos.

 

 

Después del evento

  • Se recomienda enviar una encuesta a los participantes del evento para medir el cumplimiento de los objetivos.
  • Es un buen gesto enviar un mensaje de agradecimiento por haber participado, y poner a disposición la grabación del evento y otros materiales.
  • Crear una nueva noticia con un resumen de lo que fue el evento, cantidad de participantes y grabación.
  • Se recomienda registrar la cantidad de participantes e incluir estas estadísticas en los resultados del proyecto.

 

 

Recursos

La guía #MovingOnline del BID es un recurso útil para aprender cómo manejar la transición a metodologías de aprendizaje virtual. A pesar de que su enfoque es en e-learning, también cuenta con consejos útiles para desarrollar eventos  virtuales.